Yabancı gerçek ve tüzel kişilerin pay sahibi olduğu şirketlerde, pandemi nedeniyle genel kurullarda birtakım zorluklar yaşandı. Bu süreçte, Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi ile getirilen elektronik genel kurul, halka kapalı şirketler için de bir alternatif haline geldi.
Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesinin 5. fıkrası:
“Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Bu hükmün uygulanması esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca hazırlanan yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelikte, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği yer alır. Anonim şirketler yönetmelikten aynen aktarılacak olan bu hükümde değişiklik yapamazlar. Yönetmelik ayrıca oyun gerçek sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasını sağlayan kurallar ile 407 nci maddenin üçüncü fıkrasında öngörülen Bakanlık temsilcilerinin bu hususa ilişkin yetkilerini içerir. Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelir.”
hükmünü ihtiva etmektedir. Bu nedenle esas sözleşme hazırlanmasında bu hususun dikkate alınması gerekmektedir. Kanun koyucunun, esas sözleşmede elektronik genel kurula ilişkin bir düzenleme bulunmasını yeterli saymaması ve matbu bir maddenin varlığını ön koşul halinde getirmesi şüphesiz eleştriye açıktır. Bahsi geçen bu matbu düzenleme, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmeliğin 5. maddesinde yer almaktadır. “Genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmü örneği ve uygulama” madde başlıklı 5. madde aşağıdaki şekildedir.
MADDE 5 – (1) Kanunun 1527 ncimaddesi uyarınca EGKS’yi uygulayacak şirketlerin esas sözleşmesinde,aşağıda belirtilen hükmün genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden biri içerisinde yeralması zorunludur:
“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 ncimaddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
(2) Hak sahipleri ve temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılma ve oy kullanmasına imkan tanıyacak şirketler, yukarıda belirtilen esas sözleşme hükmünde herhangi bir değişiklik yapmadan bu metni esas sözleşmelerine aktarmak zorundadır. Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.
(3) Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri MKK tarafından sağlanan EGKS üzerinden yapılır.
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmeliğin 9. maddesi uyarınca; genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Bir diğer ifade ile genel kurula elektronik katılım mümkün olsa dahi fiziki olarak toplantının yürütüldüğü bir ortam bulunması gerekmektedir. Ancak bu durum elektronik yönetim kurulu toplantıları açısından farklılık göstermektedir. Nitekim Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesinin 1. fıkrası, “şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir” şeklidedir.
Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin 32. maddesi uyarınca, genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarına bakanlık temsilcisinin katılımı zorunludur.
Halka kapalı şirketler de, halka açık şirketlerin kullandığı e-GKS sistemi üzerinden hizmet alarak, elektronik genel kurullarını yürütebilirler. Detaylı bilgiye https://egk.mkk.com.tr/egkweb/ üzerinden ulaşabilirsiniz. e-GKS aracılığıyla genel kurullarını gerçekleştirmek isteyen halka kapalı anonim şirketlerde;
-Şirketin e-GKS kullanımı için başvuru yapması,
-e-GKS uygulamasının ilgililerin bilgisayarlarına kurulması,
-e-GKS üzerinden de genel kurul çağrısının yapılması,
-Pay sahiplerinin elektronik katılım taleplerini iletilmesi,
-Canlı yayının sağlanması
gerekmektedir. Elektronik genel kurullara asaleten ya da vekaleten katılım mümkündür. Toplantı başlamadan önce, e-GKS sisteminde oylamanın kaydedilmesi mümkündür. Bu suretle toplantı esnasında kabul ya da red oyu kullanmak yerine sadece daha önceden kaydedilen oyların iletimi söz konusu olacaktır.