25/03/2020 tarihinde, 5253 Sayılı Dernekler Kanunu’na eklenen ek 2. madde ile derneklerle ilgili her türlü kayıt ile iş ve işlem elektronik ortamda da yapılabilmesinin önü açılmıştır. İçişleri Bakanlığı’nın, Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliği ise 21.10.2021 tarihli ve 31635 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Sair Yönetmeliğin 1. maddesi ile Dernekler Yönetmeliği’ne 15/A maddesi eklenmiştir. Eklenen 15/A maddesi ile derneklerde elektronik genel kurul ve elektronik yönetim kurulu toplantılarının usul ve esasları düzenlenmiştir.
Genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması
Madde 15/A – Kanunun ek 2 nci maddesi uyarınca dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabilirler.
Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler. Söz konusu sistemlere işlenecek veriler, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.
Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilir. Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır.
Kanunda, Türk Medeni Kanununda, bu Yönetmelikte ve derneklerin kendi tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt dernek tarafından muhafaza edilir.
Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar. Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.
Fiziki ortamda gerçekleştirilen toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.”
Yönetmelik değişikliğine aşağıda yer alan link üzerinden erişebilirsiniz.
https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/10/20211021-3.htm